O momento certo de optar pela tecnologia contábil

A Tecnologia da Informação (TI) está revolucionando a área contábil. Com a criação de ferramentas específicas para o setor, os escritórios e profissionais passam a ter acesso a benefícios que podem ajudar a ampliar seu alcance no mercado, reduzir custos e utilizar recursos inovadores nas atividades. Têm a oportunidade de fortalecer suas aptidões, de obter conhecimento especializado. Integrando sistemas, é possível focar na criação de soluções inovadoras e manter a competitividade. Quem ganha com isso é o cliente final.

Um exemplo é a parceria entre a CustomBS e Decision IT, que trabalham com um sistema de gestão integrada do varejo associado à organização das empresas para adequação ao Sped fiscal e tributário. A ênfase dada pelos profissionais da área de Contabilidade para a organização da informação dentro da rede de lojas fez com que a CustomBS optasse pela implantação do Sped e pelas demais novidades trazidas pelo sistema fiscal e tributário. 

Com a prática, a empresa visualizou que a geração de conhecimento e gestão das informações são fatores principais para a tomada de decisão. A CustomBS passou a desenvolver sistemas adequados às necessidades do varejo e customizadas na medida certa para cada segmento de mercado. A Decision IT atestou a prática em alguns de seus clientes. Por exemplo, na adequação da rede de lojas Lebes, o trabalho executado pela CustomBS facilitou e agilizou a implantação do projeto de adequação ao Sped e à NF-e, feito pela Decision. 

Há mais de 15 anos, o sistema de gestão da CustomBS controla todos os processos, dados e informações da Lebes, rede com mais de 100 lojas no Rio Grande do Sul. Isso contribuiu para que o projeto atingisse a marca de mais de 1.700 arquivos gerados, validados e auditados, entregues à Receita Federal no formato Sintegra em apenas 45 dias. “As alianças estratégicas possibilitam diversificar os negócios e ampliam as competências”, afirma Flávio Luis Piccolo Ferrer, sócio-diretor da GDR7 IT Solutions, empresa desenvolvedora de sistemas. 

Acabar com o retrabalho também é um problema resolvido com o uso da tecnologia. Isso ocorre porque os dados são armazenados de forma mais correta, já que as novas normativas impõem a utilização de softwares que auxiliam na organização fiscal e contábil. De acordo com Luis Gustavo Masiero, diretor-executivo da CustomBS, a gestão integrada auxilia no controle interno da empresa na medida em que compila um conjunto de processos complementares. “Se hoje a empresa não tiver um software robusto, ela não consegue alcançar todas as exigências da lei, já que é totalmente inviável atender a toda legislação sem um software de ponta”, afirma. 

Masiero defende a opinião de que cada empresa deve buscar soluções tecnológicas personalizadas de acordo com as suas necessidades. “É preciso jogar os diferenciais de cada empresa para dentro da solução”, afirma. 

No ramo do varejo, por exemplo, a rotatividade de produtos e serviços é muito grande, e o fato determina que as informações também rodem com a mesma agilidade. “Enquanto no setor da indústria há planejamento, no varejo os dados são demandados para ontem”, explica. Como a movimentação de informações é intensa, sem a ferramenta de gestão adequada, não se consegue avançar. Mas em outros ramos, quem decide investir na informatização não pode ter pressa em relação ao retorno. 

Geralmente, no curto prazo, muitas dificuldades aparecem, pois as empresas não estão preparadas. “O começo é traumático. Parece que o trabalho é extremamente improdutivo”, afirma Masiero. No médio e longo prazo, contudo, os resultados melhoram e o sistema torna-se organizado e automatizado. 

Uma das questões que dificultam a vida dos usuários, na visão de Masieiro, é a orientação por meio dos manuais de integração de alto nível de complexidade e grande volume de dados. Para ele, a setorização das informações disponibilizadas pelo governo facilitaria a compreensão e ajudaria a desburocratizar o acesso. “Se a Receita liberasse para cada setor efetivamente aquilo que lhe compete, talvez facilitasse o trabalho de todos os envolvidos.” 

Maior desafio é ingressar no mundo eletrônico

Uma das maiores barreiras a ser transposta pelo fisco, a informatização dos sistemas contábeis e fiscais já é uma realidade na história das contas públicas. Agora, as novas ferramentas apresentadas pela Receita Federal aos usuários são processos que se incorporam àquilo que a entidade já vem buscando há muitos anos. No atual grau de avanço, resta o desafio de investir em expansão da capacidade da rede e mobilizar os contribuintes para que acompanhem essa evolução. A projeção é que se alcance uma dimensão tal que o uso do papel nos procedimentos fiscais e contábeis será parte do passado. “Há 15 anos atrás, a declaração do IR era impressa, depois foi em disquete e agora é uma unanimidade ser feito na internet”, diz Marisson Sant’Anna de Souza, chefe da Divisão de Tecnologia da Informação da Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil. Mas a tomada de decisão para o ingresso e migração total para a era digital ainda parece ser a principal dificuldade, na visão de Souza. “Entendemos que esse desafio não é um problema, mas uma solução, pois é um investimento que rapidamente se paga”. 

Atualmente, segundo o cadastro da Receita, 290.278 mil empresas já utilizam a Nota Fiscal Eletrônica. Dessas, já foram emitidas até hoje cerca de 1 bilhão 433 milhões 223 mil 847 notas, representando R$ 31,5 trilhões. Esse número por si só já mostra o grau de adesão à escrituração digital (fiscal e contábil) desde que a mesma entrou em vigor, em 2008.

O chefe da Divisão de TI da Superintendência Regional da Receita relembra que há situações de adesão voluntária e obrigatória, mas que muitas instituições aderem voluntariamente em função da redução de custo que a medida representa. As situações de obrigatoriedade variam de acordo com o porte da empresa e setor de atividade econômica, atingindo até hoje 93 ramos da economia. Quem define a obrigatoriedade é o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). 

A Receita Federal participa do grupo GT 48, no qual se reúnem diversos entes interessados no assunto para debater e analisar as principais mudanças no setor. Coordenado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS (Cotepe - Confaz), o grupo trata sobre a NF-e e a escrituração digital - processos que contam com a colaboração das diversas esferas do poder público. “Não só a Receita Federal ou Estadual, mas diversos órgãos estatais, municipais, federais e empresas de tecnologia da informação estão construindo uma solução de interesse da sociedade, dos contribuintes e da administração tributária”, explica.  

Escrituração digital tem muito a avançar

O velho hábito brasileiro de deixar as resoluções para a última hora e ignorar a necessidade de planejamento é responsável por muitas instituições ainda não terem engrenado na era da digitalização contábil. O diretor comercial da Decision IT, Rogério Negruni, dá algumas dicas para quem se enquadra nessa situação.

O primeiro passo é identificar que a responsabilidade pela integração dos sistemas é da controladoria e da contabilidade, e não da área de TI. “O empresário espera uma resposta do pessoal da informática, mas é a contabilidade quem tem que acionar o suporte”. A segunda dica é não ficar à mercê de seu sistema de gestão e esperar soluções prontas. “Você tem que liderar a solução, entender o que o governo está pedindo e construir o sistema de gestão junto aos fornecedores”.

Faz parte do processo testar softwares, alterar processos, treinar pessoas. Um terceiro conselho é que o processo evolutivo não acaba agora: outras mudanças vêm nos anos sequentes, e é necessário saber que esse é só o começo. Esse é, na opinião de Negruni, um diferencial do projeto Sped. “Ele está sempre avançando. Às vezes, prorroga algum prazo, mas até agora não houve nenhum grande revés.”

O atendimento ao Sped pode se tornar uma grande oportunidade de melhoria de gestão. As companhias têm que refinar o controle de custos, produção, mercadoria, além de trabalhar com apuração de margem. Como o fisco passa a ser detalhista, pedindo item a item, as empresas passam a acompanhar essa exatidão. E para atingir essa máxima, a procura por ajuda é enorme. 

No caso da Decision IT, o suporte é oferecido em três estágios. Primeiro é feito um diagnóstico de sistemas, para ver como está a infraestrutura. Depois, verifica-se a extração dessas informações, por meio da leitura desses arquivos digitais. E por fim, é feita a auditoria dessas informações, de forma automática pelo software. As regras de validação vêm embutidas, fazendo uma espécie de auditoria cruzada, com o objetivo de dar segurança para as informações finais.